Bizalomépítés költségtakarékosan

A közepes méretű vállalatok legtöbbször néhány tucattól néhány százig terjedő vevőkörből élnek. A vevők gyakran viszonteladók. Más cégek meg néhány nagy vevőt szolgálnak ki, de ugyancsak százas nagyságrendben foglalkoztatnak alvállalkozókat. Ha nem teljesen béna a nyilvántartási osztály, akkor a vevők, viszonteladók, alvállalkozók neve és címe ismert. Ezért velük a bizalom erősítő kapcsolatot írásban lehet tartani.

Jelenleg erre elterjedt és költségtakarékos az e-mail küldés. Ám ez inkább az operatív ügyek intézésére jó. A bizalom ezzel is épül, de nem elég gyorsan. Túl sok az e-mail, azokra csak rövid időt szánnak és ha azt látják, hogy nem valami azonnali ügyintézés, már tovább sem olvassák. A bizalom építést felgyorsíthatja, ha olyan kiadványokat juttatunk el a viszonteladókhoz, vevőkhöz, alvállalkozókhoz, amelyek valami számukra fontos dologról szólnak és nyugodt körülmények között tudnak vele foglalkozni. Ilyenek a nyomtatott formában elküldött újságok, igényesen szerkesztett hírlevelek. Nincsenek pontos magyar felmérési adatok erre, de talán nem túlzás azt állítani, hogy egy színes, szépen szerkesztett 4 oldalas kinyomtatott hírlevelet legalább ötször többen olvassák el, mint az ugyanezen szöveget tartalmazó hosszú e-mailt. Ez máris ötszörös tempójú bizalom építést jelent.

Persze már hallani is az ellenvetést, hogy ez milyen sokba kerül, mert a nyomdák a kis példányszámot (50-300 db/alkalom) méregdrágán készítik el. Ráadásul a grafikusok, tördelők lassúak és körülményesek. Ez így mind igaz, ezért egyrészt a költségtakarékosság, másrészt a gyorsítás miatt érdemes minden középvállalatnak egyénileg felkészülni a hírlevelek készítésére.

A hírlevelek megírását nem lehet megúszni, mert csak a cégek hálózatában központként szereplő középvállalatban van meg az a tudás, aminek a továbbadása bizalmat ébreszt a többi kisebb cégben. Ha csak üres általános lózungokkal vagy elméleti ismeretekkel töltjük meg a hírlevelet, akkor azt nem fogják elolvasni és nem tölti be a kívánt szerepét. Muszáj a gyakorlatban bevált ismereteket, módszereket átadni, hogy elolvassák. Ha az ezen ismeretek szaktudora nem tud jól írni, akkor mellé kell adni egy íródeákot, aki megfogalmazza a tőle kicsalt gondolatokat.

Ennél könnyebb felkészülni a kinyomtatásra. Mivel két oldalra kell nyomtatni, a kulcsszó a „duplex” nyomtatásra képes eszköz. Költségtakarékosak kívánunk lenni, ezért maradunk az A4-es méretnél és a színes lézernyomtatásnál. Manapság már százezer forint alatt lehet ilyen eszközöket kapni, amivel havi néhány ezer oldal gond nélkül kinyomtatható. Noha egy színes festék kazetta sor (3 szín + fekete) pótlása elérheti a százezer forintot is, ezekkel további 3-6 ezer oldal kinyomtatható. Így egy négy oldalas hírlevél nyomtatási költsége 100 Ft/db alatt tartható. A nyomdák 2-300 Ft/db alatt ugyanezt a terjedelmet nem vállalják.

Nagy munka és sok pénz még a szövegek tördelése, és figyelem felhívó grafikával, ábrákkal, fényképekkel történő kiegészítése. Ezeket a műveleteket sok százezer forintos szoftverekkel és drága bérű grafikusokkal, tördelőkkel szokták elvégeztetni. Ezért egy ilyen kiadvány megtervezése is további legalább százezer forintos plusz költséget és 1-2 hetes időveszteséget szokott okozni. Van azonban a piacon egy szoftver, amelyik ingyen van (ún. szabad szoftver) és ideális ilyen hírlevelek készítésére. Ez a LibreOffice Writer programja. A4-es oldalon három hasábot célszerű vele kialakítani és azután minden ábra, táblázat, grafika szabadon elrendezhető benne. Tud elválasztani, külön keretes írásokat, hirdetéseket kezelni, szép címfeliratokat készíteni és az eredményt PDF formában is eltárolni (ezt könnyen lehet nyomtatni, utólag ki lehet tenni az internetre és ha valakinek elveszett egy szám, utólag kinyomtathatja saját magának).

A LibreOffice Draw nevű programja maga is képes szép ábrák elkészítésére. A LibreOffice Calc grafikonokat és táblázatokat készít professzionális minőségben. Az internetről meg tömegével tölthetők le szabadon felhasználható minőségvesztés nélkül kicsinyíthető vagy nagyítható ún. vektoros grafikák (SVG kiterjesztéssel), amit a LibreOffice képes fogadni (átméretezni, helyre beilleszteni). Ha van valamilyen fényképünk, akkor az ugyancsak ingyenes GIMP programmal lehet a beilleszteni kívánt helynek megfelelően manipulálni (széleket levágni, átméretezni, színeket, kontrasztot, élességet korrigálni, rá feliratot elhelyezni stb.).

Még költség a posta: ez is 100 Ft/db körül van (bélyeg, címke, boríték). A nyomtatással együtt tehát ~200 Ft/db a darabár. A megírás, tördelés, kinyomtatás, borítékolás további 30-40 órát vesz igénybe, aminek az önköltsége 40-80 ezer forint. Így egy szokásos bizalom erősítő kommunikáció a cég számára fontos vevőkkel, viszonteladókkal, alvállalkozókkal havonta 50-150 ezer forintba kerül. Azt hiszem nyugodtan kijelenthetjük, hogy a bizalom hiánya ennél sokkal, de sokkal több pénzbe kerülne.

Ha van a cégben egy ügyes PR-os, marketinges, akkor valamennyi itt írt program és eszköz kezelését el tudja sajátítani, s akár egymaga képes egy ilyen havi hírlevél kiküldést elvégezni. Begyakorlás után a munkaidejének kb. a negyedét fogja kitölteni ez a tevékenység. Ha bevezetik, akkor valószínűleg hamarosan ez lesz a munkájának a legértékesebb része.

Végezetül itt van két példa az ezen eszközökkel készített hírlevélre:

Termelékenység 2011 augusztus

Termelékenység 2011 július

Közben elkészült a szeptemberi hírlevél is: Termelekenyseg 2011 szeptember